Ajanhallinnan apukeinoja

Musiikin ammattikorkeakouluopintojen myötä olen joutunut muokkaamaan ajankäyttöäni uusiksi, strukturoidummaksi ja tehokkaammaksi. Päivät kuluvat nopeasti, ja tekemistä on enemmän kuin tarpeeksi. Kun yhden päivän aikana pitäisi ehtiä soittaa 3–4 tuntia, käydä oppitunneilla ja bänditreeneissä, harjoitella musiikin hahmottamista, harrastaa vähän liikuntaa ja myös levätä, tulee helposti epätoivoinen olo, että aika ei vain riitä (onneksi kaikki päiväni eivät ole näin hektisiä).

Tärkein ajanhallinnan välineeni on tänä syksynä ollut aikaisin herääminen, josta kirjoitin edellisessä kirjoituksessani. Kun tärkeimmät ja älyllisesti haastavimmat asiat saa heti aamusta alta pois, tuntuu loppupäivä rullaavan omalla painollaan, ja illalla on aikaa palautua. Seuraavaksi tärkein ajankäyttöäni ohjaava tekijä on tehtävälista, jonka käyttöä vielä opettelen. Käytän tehtävälistaa lähinnä kotona vietetyn ajan strukturoimiseen. Tehtävälista helpottaa asioiden muistamista, selkeyttää ajatuksia ja toimii hyvänä motivaattorina: on valtavan tyydyttävää ruksia tehtäviä listalta sitä mukaa, kun ne saa tehdyksi.

Minusta tehtävälista on mukavinta laatia edellisenä iltana, jolloin mielessä olevat asiat saa vuodatettua paperille, eikä niitä tarvitse jäädä pyörittelemään päässään, kun pitäisi nukahtaa. Olen kokeillut ja edelleen jatkan erilaisten tehtävälistatyyppien kokeilemista. Laatiessa helpointa on vain kirjoittaa luettelo asioista, joita haluaisi ja pitäisi tehdä, sen kummemmin miettimättä, missä järjestyksessä nämä asiat kannattaisi hoitaa. Tällaista listaa toteuttaessa saattaa kuitenkin käydä niin, että helpot ja nopeat asiat tekee ensin ja hankalien, isojen tehtävien tekemistä lykkää viimeiseen asti, jolloin ne saattavat jäädä kokonaan tekemättä.

Toinen tapa on jo suunnitellessa määritellä tehtävien järjestys, jolloin toteutushetkellä ei tarvitse käyttää aikaa ja energiaa tehtävän valintaan. Tämä vaatii suunnitteluhetkellä enemmän panostusta. Asiat voi laittaa esimerkiksi kiireellisyys- tai tärkeysjärjestykseen tai näiden yhdistelmään. Ensin täytyy kuitenkin määritellä itselleen, mitä kiireellinen ja tärkeä tarkoittavat. Minusta tärkeät asiat ovat sellaisia, jotka edistävät tavoitteitani elämässä, kuten soittotreeni ja kehosta huolehtiminen. Kiireellisiä asioita taas ovat ne, joille on tietty deadline tai jotka muuten vain on parempi hoitaa nyt kuin myöhemmin. Esimerkiksi pyykinpesu saattaa jonain päivänä olla kiireellinen asia, jos puhtaat sukat uhkaavat loppua kesken. Aivan ensimmäiseksi tehtävälistalta hoidetaan asiat, jotka ovat sekä tärkeitä että kiireellisiä. Sen sijaan ei-tärkeät, ei-kiireelliset asiat voi hyvällä omallatunnolla jättää kokonaan tekemättä.

Olen oppinut kantapään kautta, että tehtävälistalle ei kannata laittaa liian monta asiaa kerrallaan. Pitkä lista tekemättömiä asioita uuvuttaa jo, kun sitä vilkaisee. Valmiiksi lannistuneena ei tee edes mieli tarttua toimeen. Ja vaikka olisi kuinka tehokas ja saisi pitkästä listasta valtaosan ruksittua yli, jäljelle jääneistä tehtävistä saattaa silti jäädä huono omatunto. Pitää myös olla tarkkana, että yksittäinen tehtävä ei ole liian haastava ja aikaavievä, jotta sen tekemistä ei lykkää. Isommat projektit kannattaa pilkkoa pieniin osatehtäviin. Olen havainnut, että pitkän päivän jälkeen kotiin tullessani pystyn hoitamaan maksimissaan kolme helppoa ja nopeaa asiaa tai yhden vaikean ja aikaavievän. Lyhyemmän päivän jälkeen hiukan enemmän. Viikonlopuille saatan laatia melko pitkän listan, jos aikaa tehtävien tekemiseen on koko päivä.

Tehtävälistan tarkoitus ei ole tehdä jokaisesta valveillaolohetkestä suorittamista. Tavoite on varmistaa, että olennaiset asiat tulevat tehdyksi ja toisaalta että ei turhaan juutu epäolennaisiin asioihin. Kun päivän tehtävät on tehty, voi vapaa-ajan käyttää ihan mihin tykkää ilman takaraivossa kolkuttavaa ”pitäis”-tunnetta.

Käytätkö sinä tehtävälistoja tai strukturoitko muuten aikaasi? Mitkä kikat toimivat, mitkä eivät?

Advertisements

Jaa ajatuksesi!

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s